259. Поступившая корреспонденция, адресованная Министру внутренних дел Российской Федерации, заместителям Министра*(56), а также МВД России без указания конкретного подразделения Министерства, регистрируется в ДДО МВД России.
Корреспонденция, адресованная в конкретные подразделения Министерства, регистрируется в подразделениях делопроизводства и режима этих подразделений.
260. Срочная корреспонденция, поступающая руководству Министерства после окончания рабочего дня, сдается экспедицией фельдсвязи в Приемную Министра, где регистрируется в пакетно-контрольном журнале.
О содержании документов дежурный по Приемной Министра докладывает руководству ДДО МВД России и при необходимости срочного исполнения информирует заинтересованных руководителей (начальников) структурных подразделений Министерства, о чем делает соответствующую отметку на документе.
261. Документы, полученные непосредственно сотрудниками структурных подразделений Министерства из органов внутренних дел или других учреждений и организаций, адресованные МВД России или конкретному руководителю (начальнику), должны быть переданы для регистрации в ДДО МВД России или подразделение делопроизводства и режима соответствующего структурного подразделения Министерства.
262. Пакеты, имеющие специальный «Литер «М» или «МВ», вскрываются и докладываются руководству Министерства. После подготовки указаний по исполнению и ознакомления руководства Министерства такие документы направляются адресату или в Управление организации мобилизационной подготовки Департамента государственной службы и кадров МВД России.
263. Поступившая в ДДО МВД России и структурные подразделения Министерства корреспонденция на иностранных языках, в том числе письменные обращения иностранных граждан, направляется в Управление организации международного протокола ДПД МВД России для перевода или аннотации. Если в них затрагиваются вопросы, относящиеся только к компетенции Управления организации международного протокола ДПД МВД России, то такие документы рассматриваются в установленном порядке. При необходимости доклада руководству Министерства указанные документы возвращаются в ДДО МВД России для регистрации и рассмотрения.
264. Руководство ДДО МВД России в день поступления документов докладывает их Министру или передает в аппараты заместителей Министра для рассмотрения и подготовки поручений соответствующим руководителям (начальникам).
265. В случае если документ исходя из его содержания и значимости поставленных в нем вопросов нецелесообразно докладывать руководству Министерства, он направляется руководством ДДО МВД России, УДО ДДО МВД России, Управления по работе с обращениями граждан и организаций ДДО МВД России*(57) или руководителями аппаратов заместителей Министра в соответствующее подразделение Министерства с кратким указанием по исполнению на бланке установленного образца.
266. Проекты указаний Министра по исполнению документов готовятся УДО и УРОГ ДДО МВД России, а заместителей Министра – сотрудниками их аппаратов.
На бланке указания по исполнению документа проставляется его регистрационный номер. При необходимости указания Министра могут быть подготовлены в виде отдельного поручения, которому присваивается очередной номер исходящего документа («1/»; «3/»), а текст переносится в информационное поле (краткое содержание) электронной формы учета.
267. Документы, требующие срочного решения в соответствии с указаниями Министра, руководства ДДО МВД России, направляются головному исполнителю, а соисполнителям – копии, необходимое количество которых готовится ДДО МВД России. Копии документов, направляемых исполнителям в соответствии с указаниями заместителей Министра, готовятся в аппаратах соответствующих заместителей Министра.
Ознакомление с документами, не подлежащими копированию, организует головной исполнитель.
268. Если поручение поступило в МВД России с задержкой и сроки его выполнения истекли или объективно недостаточны для своевременного выполнения, то руководство ДДО МВД России обеспечивает уточнение сроков выполнения поручения с контрольными подразделениями Администрации Президента Российской Федерации или Аппарата Правительства Российской Федерации. По иным поручениям согласование сроков их выполнения проводится ответственным исполнителем с последующим письменным уведомлением субъекта контроля.
269. Передача документов, зарегистрированных в ДДО МВД России, из одного структурного подразделения Министерства в другое осуществляется через УДО либо УРОГ ДДО МВД России, в исключительных случаях – через их подразделения делопроизводства и режима, с обязательным уведомлением ДДО МВД России.
270. При возвращении документа из структурного подразделения Министерства в ДДО МВД России (после ознакомления или исполнения) повторная регистрация его не производится, а делается отметка в соответствующих учетах.
271. Документы, на которых проставлен штамп «Подлежит возврату в УДО ДДО МВД России», возвращаются в течение месяца, если не оговорен иной срок.
272. Подготовка проекта исходящего документа, представляемого на подпись руководству Министерства, осуществляется на чистом листе бумаги. После окончательного согласования текста документа со всеми заинтересованными структурными подразделениями Министерства он печатается на гербовом бланке с указанием номера бланка на оборотной стороне 2 и 3-го экземпляров.
В тексте проекта запроса о предоставлении каких-либо сведений из органов внутренних дел указывается контактная информация о структурном подразделении Министерства, ответственном за сбор и обобщение этих сведений.
273. Документы, подписанные руководством Министерства, руководителями (начальниками) структурных подразделений Министерства и направленные в другие организации и учреждения, а также органы внутренних дел, являются исходящими, и им присваивается учетный номер, который указывается через дробь после соответствующего индекса (например: 1/1234, 12/3-456).
274. Передача документов на подпись Министру осуществляется через ДДО МВД России. На подпись заместителям Министра документы передаются через аппараты заместителей Министра. Недооформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю.
275. Факт приема документов, имеющих гриф ограничения доступа, сотрудниками ДДО МВД России или аппарата заместителя Министра фиксируется их подписью с проставлением даты в одной из следующих форм, представляемых исполнителем: описи документов, находящихся у исполнителя, реестре, разносной книге или в расписке.
Учет принятых на рассмотрение и подпись документов в ДДО МВД России или аппарате заместителя Министра осуществляется в журналах учета документов, полученных на подпись и для рассылки адресатам (приложение № 54).
276. При наличии замечаний и предложений по письменному поручению руководства Министерства, руководителя (начальника) структурного подразделения Министерства ответственный исполнитель устраняет имеющиеся в документе недостатки и повторно представляет его на подпись или согласование.
277. Документы, подписанные руководством Министерства, направляются адресатам только за регистрационными номерами ДДО МВД России, если не установлен иной порядок.
278. Исходящие документы структурных подразделений Министерства подписываются только руководителями (начальниками) этих подразделений или их заместителями.
279. Документы за подписью руководства Министерства готовятся в следующем количестве экземпляров:
279.1. При направлении документа в один адрес он готовится в трех экземплярах: первый на бланке установленного образца – для отправки; второй и третий – на простом листе. Второй экземпляр с необходимыми визами – хранится в ДДО МВД России; третий – в подразделении, подготовившем документ.
279.2. При направлении нормативного правового акта, разработанного в МВД России, иного документа, содержащего позицию МВД России по проекту нормативного правового акта, поступившего на рассмотрение или согласование в Министерство, или по проекту заключения, официального отзыва Правительства Российской Федерации на проект федерального закона или поправок к нему, а также межведомственного соглашения (протокола) (соглашения с другими органами государственной власти и организациями) исполнитель готовит дополнительный (четвертый) экземпляр документа (на простом листе), который вместе с копиями прилагаемых в адрес документов и материалов направляется в ДПД МВД России.
В этом случае отметка об исполнителе имеет следующий вид, например:
отп. 4 экз.
1 – в адрес
2 – в дело ДДО МВД России
3 – в дело ДГСК МВД России
4 – в дело ДПД МВД России
исп. инициалы и фамилия
667 03 26
07.02.2012
№ бланка
279.3. При направлении документов с идентичным содержанием нескольким адресатам (в подлинниках): документ готовится по количеству адресатов на бланках установленного образца – для отправки; два дополнительных экземпляра: один – на простом листе с необходимыми визами и указателем рассылки – для хранения в УДО ДДО МВД России; второй (с указателем рассылки) – для хранения в подразделении, подготовившем документ.
В этом случае отметка об исполнителе имеет следующий вид, например:
отп. 8 экз.
1 – 6 – в адрес
7 – в дело ДДО МВД России
8 – в дело ДГСК МВД России
исп. инициалы и фамилия
667 03 26
07.02.2012
№ бланка
279.4. При направлении адресатам копий документа (распоряжений, планов, графиков): документ готовится в двух экземплярах – первый с необходимыми визами (визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника), указателем рассылки, установленного образца, – для хранения в ДДО МВД России; второй экземпляр – для хранения в подразделении, подготовившем документ.
В этом случае отметка об исполнителе имеет следующий вид, например:
отп. 2 экз.
1 – в дело ДДО МВД России
2 – в дело ДГСК МВД России
исп. инициалы и фамилия
667 03 26
07.02.2012
№ бланка
280. Изготовление необходимого для отправки количества копий документа осуществляется структурным подразделением Министерства, подготовившим этот документ.
281. Экземпляр документа, подлежащий хранению в архиве подразделения, его подготовившего, с сопутствующими материалами (при их наличии) возвращаются в данное подразделение после завершения процедуры регистрации в ДДО МВД России (на следующий рабочий день).
282. Подписываемые руководством Министерства (в том числе и при личном докладе) документы (или их копии) визируются курирующим заместителем Министра и руководителем (начальником) структурного подразделения Министерства, подготовившего документ, руководителями (начальниками) подразделений-соисполнителей, а также руководителем (начальником) подразделения делопроизводства и режима на предмет его соответствия требованиям настоящей Инструкции.
283. Непосредственная рассылка исходящего документа более чем в 5 адресов осуществляется структурным подразделением Министерства, подготовившим данный документ.
284. Подготовленные структурным подразделением Министерства документы внутреннего обращения (планы, справки и другие), а также предложения в проекты нормативных правовых актов, материалы к совещанию передаются в другие структурные подразделения Министерства под подпись в реестре (разносной книге): с грифом «секретно» – по учетным номерам отпечатанных документов, несекретные и с пометкой «Для служебного пользования» – без регистрации.
285. Докладные записки (рапорты) на имя руководства Министерства, подготовленные в подразделениях, регистрируются как исходящие документы и передаются в ДДО МВД России или аппараты заместителей Министра. Докладной записке присваивается входящий регистрационный номер ДДО МВД России.
Подлинник докладной записки после рассмотрения руководством Министерства возвращается в соответствующее структурное подразделение Министерства для доведения полученных поручений до всех заинтересованных подразделений.
286. Прием документов для отправки в УДО ДДО МВД России осуществляется по согласованию с руководителем (начальником) отдела обработки и прохождения документов или его заместителями. Выявленные в документах ошибки устраняются исполнителем до отправки. Неправильно оформленные или недооформленные экземпляры документов, направляемых в архив ДДО МВД России, возвращаются в подразделение, подготовившее документ, на доработку. Доработанный документ представляется в УДО ДДО МВД России в течение суток.
287. В выходные и праздничные дни на отправку через УДО ДДО МВД России принимаются только документы, сроки исполнения которых истекают до начала следующего рабочего дня.
В нерабочее время регистрационные номера на такие документы присваиваются в Приемной Министра (при наличии завизированного установленным порядком экземпляра документа с отметкой об исполнителе).
288. Копии документов из архива ДДО МВД России предоставляются инициатору запроса по распоряжению руководства ДДО МВД России.
289. Нормативные правовые акты, подписанные руководством Министерства, учитываются в УДО ДДО МВД России в журналах установленной формы.
290. Рассылка ведомственных нормативных правовых актов МВД России по органам внутренних дел, другим федеральным органам исполнительной власти производится УДО ДДО МВД России через экспедицию фельдъегерской связи согласно указателю рассылки, составленной исполнителем и утвержденной руководителем (начальником) соответствующего структурного подразделения Министерства.
291. С целью обеспечения органов внутренних дел нормативными правовыми актами МВД России и создания необходимого их резерва УДО ДДО МВД России по согласованию с исполнителем может вносить в указатель рассылки изменения и дополнения.
292. Учет федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, нормативных правовых актов МВД России осуществляется отдельно от другой служебной корреспонденции.
293. Документы после регистрации и подготовки по ним проектов решений, обеспечивающих их исполнение, первоначально докладываются руководству Министерства и с их указаниями направляются соответствующему руководителю (начальнику) для исполнения.
294. Законодательные и иные нормативные правовые акты, направленные для ознакомления руководству Министерства, руководителям (начальникам) структурных подразделений Министерства, подлежат возврату в УДО ДДО МВД России не позднее 3 суток с даты получения.
295. Возвращенные в УДО ДДО МВД России нормативные правовые акты (после ознакомления и исполнения) передаются по реестру в Договорно-правовой департамент МВД России, за исключением нормативных правовых актов с пометками «Литер «М» или «МВ», которые направляются в Управление организации мобилизационной подготовки Департамента государственной службы и кадров МВД России.
Согласовано
Руководитель
Федерального архивного агентства
А. Н. Артизов
*(1) Далее – «сотрудники».
*(2) За исключением подразделений, подчиненных Главному командованию внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации.
*(3) Далее – «органы внутренних дел».
*(4) Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060; 2011, № 37, ст. 5263.
*(5) Далее – «Министерство» или «МВД России».
*(6) Далее – «подразделения делопроизводства и режима».
*(7) Далее – «ЦА МВД России».
*(8) Далее – «подразделения спецфондов», применяются к ЦА МВД России и структурным подразделениям.
*(9) Форма описей дел общего производства постоянного (временного) хранения, установленная Приказом MВД России от 15 августа 2011 г. № 935 «Об организации архивной работы в системе МВД России».
*(10) Далее – «ЦЭПК МВД России».
*(11) Далее – «ЭК».
*(12) Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению производятся только после составления описей дел постоянного и долговременного срока хранения и их утверждения.
*(13) Правила подготовки и образцы оформления нормативных правовых актов устанавливаются Приказом МВД России от 27 июня 2003 г. № 484 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России».
*(14) Пункт 2 Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895, № 50, ст. 5689; 1998, № 47, ст. 5771; 1999, № 8, ст. 1026; 2002, № 40, ст. 3929; 2006, № 29, ст. 3251; 2009, № 2, ст. 240, № 12, ст. 1443; 2010, № 9, ст. 964, № 21, ст. 2602; 2011, № 9, ст. 1251, № 29, ст. 4472; 2012, № 1, ст. 148, № 19, ст. 2419).
*(15) Изготовление рукописных документов допускается при отсутствии возможности использования технических средств или в случаях, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами МВД России.
*(16) НЦБ Интерпола МВД России использует эмблему, утвержденную Министром внутренних дел Российской Федерации 31 декабря 2011 г., внесенную на основании решения Геральдического совета при Президенте Российской Федерации в Государственный геральдический регистр Российской Федерации с присвоением регистрационного номера 7386.
*(17) Далее – «Министр».
*(18) Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27, ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417).
*(19) Далее – «эмблема МВД России».
*(20) Приказ МВД России от 6 мая 2010 г. № 342 «Об отдельных полномочиях начальника Главного управления МВД России по Северо-Кавказскому федеральному округу».
*(21) Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 10, ст. 1335.
*(22) Зарегистрирован в Минюсте России 20 июня 2011 года, регистрационный № 21062.
*(23) Указанный в настоящем пункте порядок оформления документов не распространяется на оформление нормативных правовых актов МВД России.
*(24) Постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556).
*(25) Здесь и далее курсивом обозначен рукописный текст.
*(26) Далее – «виза».
*(27) Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 10, ст. 1127; 2005, № 39, ст. 3925).
*(28) Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2001, № 24, ст. 2461; 2006, № 52, ст. 5587.
*(29) Издательство стандартов, 2003.
*(30) Постановление Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2006 г. № 74 «Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий «Президент Российской Федерации», «Председатель Правительства Российской Федерации», «Высшая правительственная» и «Правительственная» передаются в приоритетном порядке» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 7, ст. 785, № 30, ст. 3398; 2007, № 42, ст. 5052; 2008, № 14, ст. 1413, № 23, ст. 2715, № 48, ст. 5604; 2009, № 20, ст. 2469; 2010, № 2, ст. 233, № 12 ст. 1355, № 26, ст. 3363; 2011, № 51, ст. 7526).
*(31) Приказ МВД России от 1 января 2007 г. № 3 «Об утверждении Инструкции о порядке оформления, выдачи, регистрации, учета и отмены доверенностей, выдаваемых для представления интересов Министерства внутренних дел Российской Федерации».
*(32) Приказ МВД России от 30 декабря 2005 г. № 1167 «Об утверждении Регламента внутренней организации Министерства внутренних дел Российской Федерации».
*(33) В целях обеспечения безопасности корреспонденция от курьера принимается только по личному указанию руководства соответствующего структурного подразделения органа внутренних дел.
*(34) Далее – «ГФС России».
*(35) При передаче документов с пометками «Весьма срочно» или «Срочно» исполнитель проставляет также время получения.
*(36) Приказ МВД России от 15 августа 2011 г. № 935 «Об организации архивной работы в системе МВД России».
*(37) Далее – «издания», если их наименования не будут оговорены особо.
*(38) Далее – «библиотека».
*(39) Далее – «поручение».
*(40) Далее – «ОАД МВД России».
*(41) Далее – «ДДО МВД России».
*(42) Далее – «ДПД МВД России».
*(43) ОАД МВД России осуществляет контроль и проверки фактического выполнения поручений и мероприятий на основании поручения руководства Министерства внутренних дел Российской Федерации (Приказ МВД России от 27 июня 2011 г. № 727).
*(44) Приказ МВД России от 27 июня 2003 г. № 484 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России», Приказ МВД России от 30 декабря 2005 г. № 1167 «Об утверждении Регламента внутренней организации Министерства внутренних дел Российской Федерации», Приказ МВД России от 2 сентября 2009 г. № 684 «Об утверждении Регламента взаимодействия Министерства внутренних дел Российской Федерации с федеральными органами исполнительной власти» (зарегистрирован в Минюсте России 26 октября 2009 года, регистрационный № 15108), Приказ МВД России от 12 декабря 2011 г. № 1221 «Об утверждении Административного регламента системы Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по осуществлению приема граждан, обеспечению своевременного и в полном объеме рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятию по ним решений и направлению заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок» (зарегистрирован в Минюсте России 7 марта 2012 года, регистрационный № 23424).
*(45) Форма 37, установленная Инструкцией по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденной Приказом МВД России от 11 марта 2012 г. № 015 (зарегистрирован в Минюсте России 15 мая 2012 года, регистрационный № 24160). Далее – «номенклатура дел».
*(46) Перечень документов, образующихся в деятельности подразделений Министерства, органов внутренних дел, учреждений, предприятий и организаций системы Министерства внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом МВД России от 12 мая 2006 г. № 340.
*(47) Карточка учета выдачи дел имеет реквизиты, аналогичные карточке учета выдачи носителей сведений, составляющих государственную тайну (форма 23, установленная Инструкцией по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденной Приказом МВД России от 11 марта 2012 г. № 015 (зарегистрирован в Минюсте России 15 мая 2012 года, регистрационный № 24160).
*(48) Карта-заместитель имеет реквизиты, аналогичные карточке учета выдачи дел.
*(49) Форма 54, установленная Инструкцией по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденной Приказом МВД России от 11 марта 2012 г. № 015 (зарегистрирован в Минюсте России 15 мая 2012 года, регистрационный № 24160).
*(50) Приказ МВД России от 15 августа 2011 г. № 935 «Об организации архивной работы в системе МВД России».
*(51) Порядок проведения экспертизы ценности устанавливается Приказом МВД России от 15 августа 2011 г. № 935 «Об организации архивной работы в системе MВД России».
*(52) Далее – «документальные материалы».
*(53) Приказ МВД России от 6 февраля 2007 г. № 130 «Об утверждении Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и использования в системе МВД России».
*(54) Далее – «гербовые бланки».
*(55) Далее – «УДО».
*(56) Далее – «руководство Министерства».
*(57) Далее – «УРОГ ДДО МВД России».