Приказ Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526

Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях

Приложение. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях

Нормативные акты / Федеральное законодательство / Правовые акты министерств и ведомств / Приказ Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526

Дата редакции

Оглавление
Скачать архив
Скачать документ
Распечатать
Добавить в папку
Отслеживать документ
Справка

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения*

Количество листов

Примечание

Название раздела

Предыдущий раздел

Приложение
к Приказу
Министерства культуры
Российской Федерации
от 31 марта 2015 года № 526

Приложение № 14
к пп. 3.6, 5.5 Правил

Наименование организации	УТВЕРЖДАЮ
Фонд № _______	Руководитель организации

	______________ Подпись	___________________ Расшифровка подписи
Опись № ________
дел постоянного хранения	Дата
за _______ год

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

В данный раздел описи внесено			_____________________________________	дел,
			(цифрами и прописью)
с № _____________________________ по № __________________________, в том числе:

литерные номера:	________________________________________________________

пропущенные номера:		_____________________________________________________

Наименование должности составителя описи	___________	________________________
Наименование должности составителя описи	Подпись	Расшифровка подписи
Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)	__________	________________________
	Подпись	Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО		УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации		Протокол ЭПК архивного учреждения
от _________ № ______________		от _____________ № ______________

Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение № 15
к пп. 3.6, 5.5 Правил

Наименование организации
Фонд № _______	УТВЕРЖДАЮ
Опись № ________	Руководитель организации

дел по личному составу	_____________ Подпись	___________________ Расшифровка подписи
за _______ год
	Дата

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено			______________________________________	дел,
			(цифрами и прописью)
с № _____________________________ по № __________________________, в том числе:

литерные номера:	________________________________________________________

пропущенные номера:		______________________________________________________

Наименование должности составителя описи	__________	________________________
Наименование должности составителя описи	Подпись	Расшифровка подписи
Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)	__________	________________________
	Подпись	Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО		СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации		Протокол ЭПК архивного учреждения
от _________ № ______________		от _____________ № ______________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение № 16
к пп. 3.6, 5.5 Правил

Наименование организации
Фонд № _______	УТВЕРЖДАЮ
Опись № ________	Руководитель организации
дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения	_____________ Подпись	___________________ Расшифровка подписи
за _______ год	Дата

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено			______________________________________	дел,
			(цифрами и прописью)
с № _____________________________ по № __________________________, в том числе:

литерные номера:	_______________________________________________________

пропущенные номера:		_____________________________________________________

Наименование должности составителя описи	___________	__________________________
Наименование должности составителя описи	Подпись	Расшифровка подписи
Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)	___________	_________________________
	Подпись	Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от _________ № ______________

Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение № 17
к пп. 3.6, 4.19, 5.5 Правил

Наименование организации
Фонд № _______	УТВЕРЖДАЮ
Опись № ________	Руководитель организации
электронных дел, документов постоянного хранения	______________ Подпись	___________________ Расшифровка подписи
за _______ год	Дата

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Объем, Мб	Примечания
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено				______________________________________			дел,
				(цифрами и прописью)
с №	___________________		по №		________________________________		.
(цифрами и прописью)					(цифрами и прописью)
объемом		______________________________				Мб.

Наименование должности составителя описи	__________	__________________________
Наименование должности составителя описи	Подпись	Расшифровка подписи
Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)	__________	__________________________
	Подпись	Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО		УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации		Протокол ЭПК архивного учреждения
от _________ № ______________		от _____________ № ______________

Формат А4 (210 х 297 мм)

Продолжение приложения № 17
к пп. 3.6, 4.19, 5.5 Правил

Приложение к описи № _______
электронных дел, документов
постоянного хранения
за __________ год

Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела:*

№ ед. хр. по описи		____________________	Индекс дела	________________________

Заголовок дела	___________________________________________________________

Дата документа	Рег. № документа	Наименование документа	Объем, Мб	Примечания
1	2	3	4	5

Наименование должности составителя описи		___________		_________________________
Наименование должности составителя описи		Подпись		Расшифровка подписи

* Составляется на каждое электронное дело.

Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение № 18
к пп. 3.6, 4.19, 5.5 Правил

Наименование организации
Фонд № _______	УТВЕРЖДАЮ
Опись № ________	Руководитель организации
электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения	_____________ Подпись	___________________ Расшифровка подписи
за _______ год	Дата

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Объем, Мб	Примечания
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено				____________________________________			дел,

с №	___________________		по №		_______________________________		.
(цифрами и прописью)					(цифрами и прописью)
объемом		______________________________				Мб.

Наименование должности составителя описи	___________	__________________________
Наименование должности составителя описи	Подпись	Расшифровка подписи
Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)	___________	_________________________
	Подпись	Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от _________ № ______________

Формат А4 (210 х 297 мм)

Продолжение приложения № 18
к пп. 3.6, 4.19, 5.5 Правил

Приложение к описи № _______
электронных дел временных
(свыше 10 лет) сроков хранения
за __________ год

Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела:*

№ ед. хр. по описи		___________________	Индекс дела	______________________

Заголовок дела	___________________________________________________________

* Составляется на каждое электронное дело.

Дата документа	Peг. № документа	Наименование документа	Объем, Мб	Примечания
1	2	3	4	5

Наименование должности составителя описи		___________		_______________________
Наименование должности составителя описи		Подпись		Расшифровка подписи

Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение № 19
к пп. 3.6, 3.11, 3.15 Правил

Наименование организации

Реестр описей

Начат _____

Окончен ____

Формат А4 (210 х 297 мм)

Продолжение приложения № 19
к пп. 3.6, 3.11, 3.15 Правил

№ п/п	№ фонда	№ описи	Название описи	Количество дел в описи			Крайние даты	Количество листов в описи	Количество экземпляров описи	Примечание
№ п/п	№ фонда	№ описи	Название описи	постоянного хранения	временного (свыше 10 лет) хранения	по личному составу	Крайние даты	Количество листов в описи	Количество экземпляров описи	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Всего хранится в архиве				____________________________________				описей, из них
				(цифрами и прописью)

постоянного хранения		_______________________________________________________							,
		(цифрами и прописью)

временного хранения (свыше 10 лет)					_____________________________________________				,
					(цифрами и прописью)
по личному составу	________________________________________________________								,
	(цифрами и прописью)

в том числе поступило в			______________			году	______________________	описей
							(цифрами и прописью)

в том числе выбыло в			______________			году	_____________________	описей
							(цифрами и прописью)

Наименование должности работника архива организации, составившего реестр описей подписи	___________	___________________
	Подпись	Расшифровка
Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)
	___________	___________________
	Подпись	Расшифровка
Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение № 20
к п. 3.15 Правил

УТВЕРЖДАЮ				УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации, передающей документы				Руководитель организации, принимающей документы
_____________ Подпись		______________ Расшифровка подписи		________________ Подпись	________________ Расшифровка подписи
Дата		Печать		Дата	Печать

Акт
__________	№		________

приема-передачи архивных документов на хранение

________________________________________________________________________________
(основание передачи)
________________________________________________________________________________
(название передаваемого фонда)
________________________________________________________________________________		сдал,
(название организации, передающей документы)

а	____________________________________________________________________	принял
(название организации принимающей документы)
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

№ п/п	Название, номер описи	Количество экземпляров описи	Количество ед. хр.	Примечания
1	2	3	4	5

Итого принято

__________________________________________________

ед. хр.

Передачу произвели:			Прием произвели:
____________ Должность	________ Подпись	______________ Расшифровка подписи	___________ Должность	_________ Подпись	_____________ Расшифровка подписи
Дата			Дата

Фонду присвоен №

_______________________________________________________________________

Изменения в учетные документы внесены.

____________________	____________________	__________________________
Должность	Подпись	Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение № 21
к пп. 3.15, 4.11, 4.13 Правил

Наименование организации

Акт			УТВЕРЖДАЮ
____________	№	_____________	Руководитель организации

о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению			_______________ Подпись	_______________ Расшифровка подписи
			Дата

На основании	__________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
____________________________________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое
значение документы фонда №		________________________________________
		(название фонда)

№ п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Номер описи*	Номер ед. хр. по описи	Количество ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

* При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации, графы 4, 5 не заполняются.

Итого	_____________________________			ед. хр. за		_______________________			годы.
(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за			______________________________________					годы утверждены ЭПК
__________________________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от		__________________		№	________________		)

Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)		__________		_______________________
		Подпись		Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от _________ № ______________
____________________________

Продолжение приложения № 21
к пп. 3.15, 4.11, 4.13 Правил

Документы в количестве	__________________________________________				ед. хр.:

– на бумажном носителе весом		___________________________		кг сданы на уничтожение;

– на электронном носителе сданы на уничтожение			_________________________________
________________________________________________________________________
(способ уничтожения)

Наименование должности работника, сдавшего документы	__________	______________________
Наименование должности работника, сдавшего документы	Подпись	Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы	__________	_____________________
	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение № 22
к п. 3.15 Правил

Наименование организации
Акт			УТВЕРЖДАЮ
_________	№	________	Руководитель организации

о неисправимых повреждениях архивных документов			______________ Подпись	_________________ Расшифровка подписи

			Дата

Фонд №	______________________________________
	(название фонда)
В фонде обнаружены документы, признанные неисправимо поврежденными:

№ п/п	Опись №	Ед. хр. №	Заголовок поврежденных ед. хр.	Крайние даты	Количество листов (объем, Мб)	Сущность и причины повреждения
1	2	3	4	5	6	7

Итого обнаружено неисправимо поврежденных	________________________________
_____________________________________________________________		ед. хр.
(цифрами и прописью)
Перечисленные ед. хр. подлежат списанию ввиду:	_________________________________
________________________________________________________________________

Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)	___________		__________________________
	Подпись		Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО		СОГЛАСОВАНО*
Протокол ЦЭК (ЭК) организации		Протокол ЭПК архивного учреждения
от ___________ № ____________		от ____________ № _______________

* Для документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации

Изменения в учетные документы архива внесены.

Наименование должности работника, внесшего изменения в учетные документы
	____________ Подпись	___________________________ Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение № 23
к пп. 4.11, 4.31 Правил

Наименование организации

Наименование структурного подразделения

Опись №		_______

дел	__________________

В данную опись внесено			____________________________________________	дел
			(цифрами и прописью)

с № _____________________________ по № ___________________________, в том числе:

литерные номера:	________________________________________________________

пропущенные номера:		______________________________________________________

Наименование должности руководителя структурного подразделения	__________	_________________________
	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

* Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения.

** При наличии ЭК структурного подразделения.

Продолжение приложения № 23
к пп. 4.11, 4.31 Правил

Передал
______________________________________________________________					дел
(цифрами и прописью)

и ________________________________________________		регистрационно-контрольных картотек к документам.
(цифрами и прописью)

Наименование должности работника
структурного подразделения		_______________ Подпись		______________________ Расшифровка подписи

Принял	_______________________					дел
(цифрами и прописью)
и _______________________________________________			регистрационно-контрольных картотек к документам.
(цифрами и прописью)

Наименование должности работника архива	_____________	________________________
Наименование должности работника архива	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение № 24
к пп. 4.11, 4.31 Правил

Наименование организации

Фонд № ________

Опись № ______
электронных дел, документов
___________________________

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты*	Объем, Мб	Примечания
1	2	3	4	5	6
Наименование раздела

В данный раздел описи внесено				______________________________________			дел,
				(цифрами и прописью)
с №	___________________		по №		_________________________________		.

объемом		_______________________________				Мб.

Наименование должности руководителя структурного подразделения	__________	_______________________
	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

* Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения.

** При наличии ЭК структурного подразделения.

Продолжение приложения № 24
к пп. 4.11, 4.31 Правил

Передал
_____________________________________________________						дел
(цифрами и прописью)
и _____________________________________________________			регистрационно-контрольных картотек к документам,
(цифрами и прописью)

объемом	______________________________			Мб.

Наименование должности работника
структурного подразделения		_________________ Подпись			______________________ Расшифровка подписи

Принял ____________________________________________________						дел
(цифрами и прописью)
и ____________________________________________________			регистрационно-контрольных картотек к документам,
(цифрами и прописью)

объемом	______________________________			Мб.

Наименование должности работника архива		____________ Подпись		______________________ Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

Продолжение приложения № 24
к пп. 4.11, 4.31 Правил

Приложение к описи № __________________________
электронных дел, документов
____________________________

Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела:*

№ ед. хр. по описи		________________	Индекс дела	________________________

Заголовок дела	__________________________________________________________

Дата документа	Рег. № документа	Наименование документа	Объем, Мб	Примечания
1	2	3	4	5

Наименование должности составителя описи		___________		________________________
Наименование должности составителя описи		Подпись		Расшифровка подписи

Формат А4 (210 х 297 мм)

* Составляется на каждое электронное дело.

Приложение № 25
к п. 4.18 Правил

Наименование организации
Номенклатура дел			УТВЕРЖДАЮ
			Руководитель организации
На	___________	год	___________ Подпись	______________________ Расшифровка подписи
			Дата

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения и № статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя службы ДОУ организации		__________ Подпись		____________________________ Расшифровка подписи
Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО		СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)		Протокол ЭПК архивного учреждения
от ____________ № _____________		от ________________ № ____________

Продолжение приложения № 25
к п. 4.18 Правил

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в организации

По срокам хранения	Всего	В том числе:
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности руководителя службы ДОУ	__________	______________________
Наименование должности руководителя службы ДОУ	Подпись	Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив.
Наименование должности лица, передавшего сведения	__________	______________________
Наименование должности лица, передавшего сведения	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение № 26
к п. 4.18 Правил

Наименование организации
Наименование структурного подразделения
Номенклатура дел
На ____________ год*

Индекс дела	Заголовок дела	Количество томов (частей)	Срок хранения и № статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя структурного подразделения	___________	_______________________
	Подпись	Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО** Протокол ЭК структурного подразделения
от __________ № ___________

Формат А4 (210 х 297 мм)

* К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в приложении 25, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации.

** При наличии ЭК структурного подразделения.

Приложение № 27
к пп. 4.19, 4.21 Правил

Внутренняя опись документов дела № ____________

№ п/п	Регистрационный индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого	____________________________________________________		документов.
	(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи		_________________________________________		.
		(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела	___________	_______________________
	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение № 28
к пп. 4.19, 4.24 Правил

__________________________________________________________________________

(наименование государственного (муниципального) архива)

__________________________________________________________________________

(наименование организации)

__________________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

Дело № ______
Том № ___

__________________________________________________________________________

(заголовок дела)

__________________________________________________________________________

(крайние даты)

		На ______________ листах
		Хранить ________________

Ф. № _________
Оп. № ________
Д. № _________

Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение № 29
к п. 5.12 Правил

Текст

Основание:

Должность руководителя организации (или иного уполномоченного им лица)	_________	_____________________
	Подпись	Расшифровка подписи
Печать

Фамилия исполнителя

Номер телефона

Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение № 30
к п. 6.8 Правил

УТВЕРЖДАЮ			УТВЕРЖДАЮ
______________________________________			_____________________________________
(наименование должности руководителя			(наименование должности руководителя
______________________________________			_____________________________________
организации, передающей документы)			организации, принимающей документы)
________________ Подпись		_______________ Расшифровка подписи	_______________ Подпись	_______________ Расшифровка подписи
Дата		Печать	Дата	Печать
Акт
______________	№	_____________

приема-передачи архивных документов на хранение

_________________________________________________________________________________________
(основание передачи)
_________________________________________________________________________________________
(название передаваемого фонда)
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________		сдал,
(наименование организации, передающей документы)
_________________________________________________________________________________________
(наименование организации, принимающей документы)

принимает на государственное хранение документы и страховые копии за	___________________
	(годы)
и справочный аппарат к ним:

№ п/п	Название, номер описи	Количество экземпляров описи	Количество единиц хранения	Примечание
1	2	3	4	6

Продолжение приложения № 30
к п. 6.8 Правил

Итого принято	___________________________________________________						ед. хр.
(цифрами и прописью)

Передачу произвели:				Прием произвели:

___________ Должность	__________ Подпись		_____________ Расшифровка подписи	___________ Должность	__________ Подпись	____________ Расшифровка подписи


Дата				Дата


Фонду присвоен номер		_____________________________________________________

Изменения в учетные документы внесены

__________________ Должность			______________ Подпись		________________________ Расшифровка подписи

Дата