15. Общие вопросы учета вещевого имущества.
15.1. Вещевое имущество, находящееся в органах внутренних дел и их структурных подразделениях, подлежит обязательному учету, который заключается в надлежащем оформлении первичных учетных документов, в правильных и своевременных записях в книгах и карточках учета всех операций, связанных с движением и изменением качественного состояния имущества.
15.2. Основными задачами учета являются:
15.2.1. Контроль за сохранностью, законностью, целесообразностью и эффективностью расходования (использования) вещевого имущества.
15.2.2. Своевременное обеспечение соответствующих должностных лиц органов внутренних дел данными о наличии и качественном состоянии вещевого имущества, необходимыми для планирования и организации обеспечения имуществом органов внутренних дел, их структурных подразделений и сотрудников.
15.2.3. Подготовка исходных данных для формирования отчетных и планирующих документов.
15.3. Учету подлежит вещевое имущество, находящееся на складах, в подразделениях и других подотчетных объектах (ателье, прачечных), в пользовании у сотрудников, как в целом по органу внутренних дел, так и по каждому их структурному подразделению.
15.4. Оформление хозяйственных операций подразделением вещевого обеспечения осуществляется по формам учетных документов, утвержденных приказом Минфина России от 15 декабря 2010 года № 173н7 и определенных настоящим Порядком.
7Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 1 февраля 2011 года, регистрационный № 19658. Российская газета, 2011, № 39.
15.5. Оформление первичных учетных документов, книг и карточек учета.
15.5.1. Первичные учетные документы, книги и карточки учета, содержащие совершенно секретные, секретные и несекретные данные, оформляются и хранятся в порядке, установленном для ведения секретного и несекретного делопроизводства.
15.5.2. Первичные учетные документы, оформляемые в органе внутренних дел, подписываются уполномоченным должностным лицом и лицом, ответственным за ведение учета. Документы на отпуск имущества за пределы органа внутренних дел подписываются начальником органа внутренних дел и лицом, ответственным за ведение учета, и скрепляются гербовой печатью.
15.5.3. Начальник подразделения вещевого обеспечения осуществляет проверку первичных учетных документов до осуществления операций по ним на предмет их соответствия нормам снабжения (положенности) и заверяет их своей подписью на первичном документе с расшифровкой подписи (должность, специальное звание, фамилия и инициалы). Документальные операции по приему, отпуску (выдаче), передаче (сдаче) и списанию вещевого имущества без соответствующей подписи не производятся.
15.5.4. В случае отсутствия начальника подразделения вещевого обеспечения (отпуск, командировка или другие причины) проверка первичных учетных документов на предмет их соответствия нормам снабжения (положенности) возлагается на начальника подразделения организации тылового обеспечения органа внутренних дел8 или на одно из должностных лиц, определяемых приказом начальника органа внутренних дел.
8Далее – «подразделение обеспечения».
15.5.5. Должностное лицо, непосредственно ведущее учет, является ответственным за законное и правильное оформление всех первичных учетных документов, своевременное ведение записей в книгах и карточках учета по операциям, связанным с движением и изменением качественного состояния вещевого имущества, за подготовку документов для сдачи в архив, за сохранность учетных документов.
15.5.6. Первичный учетный документ оформляется на каждую отдельную хозяйственную операцию.
15.5.7. Если первичный учетный документ составлен в электронно-цифровой форме, такой же документ обязательно оформляется и на бумажном носителе.
15.5.8. Документ считается исполненным, если указанные в нем операции выполнены, в том числе не в полном объеме. На дополучение (довыдачу) или досдачу вещевого имущества составляется новый первичный учетный документ.
15.5.9. Все первичные учетные документы, книги и карточки учета после их подписания соответствующими должностными лицами или при поступлении в орган внутренних дел подлежат регистрации в книге регистрации первичных учетных документов по движению нефинансовых активов (приложение № 2 к настоящему Порядку). Если документ состоит из нескольких листов, то его номер указывается на каждом листе документа, а также на всех листах приложений к нему.
15.5.10. В книге учета отводятся отдельные листы (разделы) учетных документов (приходные, расходные, книги, карточки учета и прочие). При большом движении приходных и расходных учетных документов, а также при необходимости ведения значительного количества карточек учета разрешается ведение указанных документов в отдельных книгах учета.
15.5.11. Порядковые номера регистрации оформленных учетных документов являются их номерами. У документов, поступающих из других органов внутренних дел, а также от поставщиков, порядковые номера регистрации становятся регистрационными.
15.5.12. Карточки учета одних и тех же материальных средств, которые открываются для продолжения записей, регистрируются в течение операционного года за одним номером. При регистрации таких карточек их номера должны состоять из числителя (номер законченной карточки) и знаменателя (порядковый номер регистрации по книге учета).
15.5.13. На регистрируемом основном документе и на каждом листе приложения к нему ставится один и тот же номер статьи журнала.
15.5.14. По документам, не зарегистрированным в книге учета, производить выдачу или прием вещевого имущества запрещается.
15.5.15. Книга учета материальных ценностей и карточка учета материальных ценностей, установленные Общероссийским классификатором управленческой документации OК 011-939 и оформляемые в соответствии с приказом Минфина России от 15 декабря 2010 года № 173н, карточка учета вещевого имущества личного пользования (приложение № 3 к настоящему Порядку), аттестат на вещевое имущество заверяются подписью начальника подразделения вещевого обеспечения и скрепляются печатью.
9М.: ИПК Издательство стандартов, 1995. Далее – «Общероссийский классификатор».
15.5.16. В книге учета материальных ценностей для каждого предмета вещевого имущества открывается одна или несколько страниц в последовательности, соответствующей установленной номенклатуре вещевого имущества.
15.5.17. Первоначальные записи об остатках вещевого имущества производятся на основании соответствующих данных предыдущих книг и карточек учета, а также актов инвентаризации, приема-передачи материальных ценностей.
15.5.18. Последующие записи в книге учета материальных ценностей и карточках учета производятся на основании подлинных и правильно оформленных документов.
15.5.19. Записи об остатках вещевого имущества, перенесенные из других книг учета материальных ценностей и карточек учета, подтверждаются подписью лица, ведущего учет.
15.5.20. В документах по учету на конец года, на момент закрытия счетов, на дату переноса итогов в новые книги и карточки учета, а также при инвентаризации и смене материально ответственных лиц фиксируются остатки вещевого имущества. Во всех книгах и карточках учета подводится черта чернилами или пастой шариковой ручки красного цвета, под которой делаются итоговые записи, заверяемые подписями соответствующих лиц, отвечающих за ведение учета и сохранность вещевого имущества. В карточках учета вещевого имущества личного пользования записи о сдаче предметов вещевого имущества также производятся чернилами или пастой шариковой ручки красного цвета.
15.5.21. Книги учета ведутся до полного их использования, а карточки, как правило, – в течение года.
15.5.22. Все записи в учетных документах производятся чернилами, пастой шариковых ручек или с применением вычислительной и иной организационной техники, обеспечивающей сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается ведение записей карандашом. При оформлении документа заполняются все его обязательные реквизиты.
15.5.23. Подчистки и неоговоренные исправления в учетных документах (как в текстовой части, так и в цифровых данных) не допускаются.
15.5.24. Первичные учетные документы, содержащие исправления, принимаются к учету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц с указанием «Исправленному верить» («Исправлено») и даты внесения исправлений. Исправленные ошибки в книгах и карточках учета оговариваются той же надписью и подписываются уполномоченным должностным лицом и лицом, ответственным за ведение учета, с указанием даты исправления. Неправильный текст должен быть зачеркнут одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое.
15.5.25. В целях сокращения количества записей в книгах и карточках учета в подразделении вещевого обеспечения и на складе составляется сводная ведомость (приложение № 4 к настоящему Порядку)10 в одном экземпляре, отдельно на приходные и расходные документы и не более чем за десять операционных дней, которая проверяется и подписывается начальником подразделения вещевого обеспечения.
10Далее – «сводная ведомость».
15.5.26. Первичные приходно-расходные документы хранятся при сводной ведомости.
15.6. Данные учета склада и подразделений не реже одного раза в квартал сверяются с учетом подразделения вещевого обеспечения, о чем делается соответствующая отметка и ставится подпись лица, сверявшего учет. Отметка о сверке и подпись ставятся на каждой карточке учета вещевого имущества. При этом анализируется обеспеченность вещевым имуществом личного состава и при необходимости принимаются соответствующие меры.
15.7. Должностные лица обязаны систематически осуществлять контроль за правильной организацией и ведением учета, своевременным оформлением учетных документов и их надлежащим хранением.
16. Имущество, находящееся на складе, в подразделениях и в пользовании у сотрудников, как в целом по органу внутренних дел, так и на подотчетных объектах учитывается подразделением вещевого обеспечения, в книгах или карточках учета материальных ценностей.
17. Перевод вещевого имущества из 1 категории во 2 категорию производится на основании раздаточной (сдаточной) ведомости (приложение № 5 к настоящему Порядку)11 и требования-накладной (форма по ОКУД № 0315006) на выдачу имущества в пользование, установленной Общероссийским классификатором.
11Далее – «ведомость».
18. Предметы инвентарного имущества с установленным сроком носки (эксплуатации) более одного года, находящиеся в пользовании, учитываются по годам выдачи в книге учета инвентарного имущества по годам выдачи (приложение № 6 к настоящему Порядку).
19. Учет предметов вещевого имущества по размерам и ростам ведется на карточках учета вещевого имущества по размерам и ростам (приложение № 7 к настоящему Порядку).
20. Вещевое имущество, выданное лицам начальствующего и рядового состава органов внутренних дел, докторантам, адъюнктам, слушателям и курсантам образовательных учреждений системы МВД России, докторантам и адъюнктам научно-исследовательских организаций системы МВД России, учитывается в карточках учета вещевого имущества личного пользования.
20.1. Основанием для оформления карточек учета вещевого имущества личного пользования на указанный состав является приказ о назначении на должность (или зачислении докторантом, адъюнктом, слушателем, курсантом), а на лиц, прибывших из других органов внутренних дел, – кроме того, аттестат на предметы вещевого имущества (приложение № 8 к настоящему Порядку)12.
12Далее – «вещевой аттестат».
20.2. При отсутствии аттестатов на вещевое имущество они запрашиваются по месту прежней службы прибывших. До получения вещевых аттестатов обеспечение вещевым имуществом не производится.
21. Прием или выдача материальных запасов в пределах органа внутренних дел, а также сдача их на склад или отпуск другим органам внутренних дел (по указанию соответствующего окружного управления материально-технического снабжения системы МВД России13) оформляются требованием-накладной (форма по ОКУД № 0315006), установленной Общероссийским классификатором, выписываемой в двух экземплярах, а при передаче материальных запасов из одного структурного подразделения в другое – в трех экземплярах, при этом первый экземпляр остается в органе внутренних дел, осуществляющем отпуск (выдачу) вещевого имущества, второй экземпляр выдается получателю вещевого имущества, третий экземпляр направляется в орган снабжения.
13Далее – «орган снабжения».
22. При выдаче вещевого имущества нескольким сотрудникам, докторантам, адъюнктам, слушателям, курсантам оформляются раздаточные (сдаточные) ведомости. Основанием для их оформления являются данные карточек учета вещевого имущества личного пользования. Ведомости оформляются в одном экземпляре, сверяются с данными учета указанного личного состава, заверяются подписью соответствующего должностного лица подразделения кадров органа внутренних дел и передаются для исполнения:
при выдаче имущества со склада – заведующему складом;
при выдаче имущества в подразделениях – должностному лицу, производящему выдачу.
Исполненные ведомости сдаются в подразделение вещевого обеспечения. При невыдаче отдельных предметов обозначающие их количество цифры в соответствующих графах ведомости обводятся цветным карандашом, чернилами или пастой шариковых ручек. В случае невыдачи отдельным лицам всех предметов, кроме того, в графе «подпись получателя-сдатчика» делается отметка «Не выдано». Частично или полностью не выданное отдельным лицам имущество сдается на склад.
23. Для выплаты личному составу денежной компенсации вместо положенных предметов форменного обмундирования в случаях, предусмотренных соответствующими нормативными правовыми актами МВД России, оформляется справка на выплату денежной компенсации вместо положенных предметов форменного обмундирования (приложение № 9 настоящему Порядку) в двух экземплярах.
Два экземпляра справки передаются в подразделение финансового обеспечения. После выплаты компенсации второй экземпляр с отметкой о выплате передается в подразделение вещевого обеспечения и является основанием для записи в карточке учета вещевого имущества личного пользования о выплате компенсации.
24. Для учета вещевого имущества, находящегося в личном пользовании у лиц, убывающих из органов внутренних дел (кроме сотрудников, увольняемых из органов внутренних дел), оформляется аттестат на предметы вещевого имущества.
24.1. Аттестаты на предметы вещевого имущества начальствующему и рядовому составу органов внутренних дел, докторантам, адъюнктам, слушателям и курсантам образовательных учреждений системы МВД России, докторантам и адъюнктам научно-исследовательских организаций системы МВД России выписываются индивидуально на каждого убывающего в двух экземплярах (подлинник и корешок) под копирку на основании данных карточек учета вещевого имущества личного пользования.
24.2. Оформленные аттестаты на предметы вещевого имущества вручаются убывающему сотруднику под расписку.
25. Особенности учета и хранения аттестатов на вещевое имущество.
25.1. Изготовление бланков аттестатов на вещевое имущество и снабжение ими органов внутренних дел производятся через соответствующий орган снабжения по месту приписки на снабжение.
25.2. Отпуск книжек аттестатов на вещевое имущество органам внутренних дел производится по нарядам на основании заявок, в которых отражается также расход ранее полученных бланков с указанием серии.
25.3. Аттестаты на вещевое имущество являются документами строгой отчетности. Хранение их осуществляется в порядке, установленном для финансовых документов.
25.4. Книжки аттестатов на вещевое имущество в органах снабжения учитываются по книге учета материальных ценностей, в которой отражаются наименование, дата и номер приходного документа, количество книжек и номера серий.
25.5. В подразделении вещевого обеспечения книжки аттестатов на вещевое имущество учитываются по книге учета материальных ценностей, нумеруются, прошнуровываются, опечатываются гербовой печатью и подписываются начальником подразделения обеспечения.
25.6. Испорченные бланки аттестатов на вещевое имущество хранятся в книжке, корешки израсходованных книжек хранятся в подразделении вещевого обеспечения в течение года, а затем сдаются в архив.
26. Для учета вещевого имущества, числящегося за органами внутренних дел, передаваемых на снабжение в другой орган снабжения, или за подразделением, выбывающим из состава органа внутренних дел, органом снабжения оформляется аттестат на вещевое имущество подразделения (приложение № 10 к настоящему Порядку). Аттестат на вещевое имущество подразделения оформляется в двух экземплярах, подписывается должностными лицами органа снабжения и органа внутренних дел, выдавшими аттестат на вещевое имущество подразделения.
27. Передача вещевого имущества в ремонт в сторонние организации и его прием после ремонта оформляются актом приема-передачи товарно-материальных ценностей на хранение (форма по ОКУД № 0335001), установленным Общероссийским классификатором. Акт составляется указанными организациями в четырех экземплярах: первый и второй экземпляры передаются в орган внутренних дел, третий и четвертый экземпляры остаются в организации, проводившей ремонт.
28. Прием вещевого имущества из ремонта производится по акту о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма по ОКУД № 0335003), установленному Общероссийским классификатором, в порядке, аналогичном указанному в пункте 27.
29. Сданное в ремонт вещевое имущество с учета органа внутренних дел не списывается.
30. Для расчетов с лицами в случаях, когда при их увольнении стоимость обмундирования подлежит возмещению, оформляется справка-расчет стоимости вещевого имущества на удержание (приложение № 11 к настоящему Порядку) в трех экземплярах: первый экземпляр остается в подразделении вещевого обеспечения, второй передается в подразделение финансового обеспечения для удержания задолженности и отражения задолженности в бюджетном учете, третий – уволенному.
30.1. Начисленная к взысканию сумма проставляется на обходном листе уволенного; на основании справки-расчета стоимости вещевого имущества на удержание закрывается его карточка учета вещевого имущества личного пользования.
30.2. Учет и взыскание задолженности, а также оформление материалов для установления места жительства лиц, уклоняющихся от ее уплаты, осуществляются в установленном порядке с участием подразделений вещевого, финансового и правового обеспечения.
31. Учет потерь и недостач вещевого имущества, образовавшихся на складах, в подразделениях и других подотчетных объектах, ведется в книге учета потерь и недостач материальных ценностей (приложение № 12 к настоящему Порядку).
32. Учет вещевого имущества в подразделении органа внутренних дел.
32.1. Вещевое имущество, находящееся в подразделении, учитывается в книге учета материальных ценностей.
32.2. Выдача вещевого имущества курсантам и слушателям (если карточки учета вещевого имущества личного пользования на них ведутся в подразделениях), а также прием от них предметов вещевого имущества производятся по раздаточной (сдаточной) ведомости на вещевое имущество.
32.3. Не выданное отдельным лицам новое вещевое имущество и принятое от личного состава вещевое имущество 2 категории сдается на склад по накладной, оформляемой подразделением вещевого обеспечения.
32.4. Предметы инвентарного имущества, выдаваемые личному составу во временное пользование на период несения службы и командировок, а также предметы личного пользования курсантов и слушателей, числящиеся за ними при убытии в отпуск, командировку или на лечение, учитываются в книге учета вещевого имущества, выдаваемого во временное пользование (приложение № 13 к настоящему Порядку).
32.5. Ответственность за своевременный возврат предметов инвентарного имущества, выданного во временное пользование, несет начальник подразделения, на учете которого оно состоит.
32.6. Сдача-прием вещевого имущества в ремонт производится по книге учета вещевого имущества, выдаваемого во временное пользование (приложение № 13 к настоящему Порядку), а сдача-прием белья в стирку – по книге учета белья, сдаваемого (принимаемого) в стирку (приложение № 14 к настоящему Порядку).
33. Учет вещевого имущества на складе.
33.1. Вещевое имущество, находящееся на складе, учитывается в книге учета материальных ценностей или карточках учета материальных ценностей.
33.2. Отпуск имущества со склада производится только по первичным учетным документам, оформленным в установленном порядке.
33.3. Исполненные первичные учетные документы должны быть проведены по учету склада в срок не позднее следующего дня после окончания хозяйственной операции.
33.4. Материально ответственные лица передают исполненные первичные учетные документы, по которым производилась выдача (прием) материальных ценностей, в подразделение вещевого обеспечения по реестру сдачи документов, установленному Общероссийским классификатором, для отражения их по учету в сроки, установленные графиком документооборота, который составляется в двух экземплярах отдельно по приходным и расходным документам.
33.5. После проведенной в присутствии материально ответственного лица проверки правильности оформления представленных первичных учетных документов второй экземпляр реестра с подписью должностного лица подразделения вещевого обеспечения возвращается материально ответственному лицу.
33.6. На складе на каждую партию поступивших материальных ценностей оформляется стеллажный (штабельный) ярлык (приложение № 17 к настоящему Порядку).
33.7. В целях закрепления вещевого имущества за органом внутренних дел, а также определения времени нахождения предметов в носке (эксплуатации) на складе производится его клеймение.
33.8. Для клеймения вещевого имущества применяются клейма № 1, 2 согласно прилагаемым образцам (приложение № 18 к настоящему Порядку).
33.9. Клеймению подлежат предметы инвентарного имущества органов внутренних дел при выдаче нового вещевого имущества в пользование – клеймом № 1 и списанного вещевого имущества – клеймом № 2.
33.10. Клейма на предметы вещевого имущества наносятся в местах, определенных приложением № 19 к настоящему Порядку.
33.11. Ответственность за правильное и своевременное клеймение вещевого имущества несут начальники подразделений вещевого обеспечения.
33.12. На текстильных, кожаных и меховых изделиях, валенках ставятся клейма красочные, на трикотажных изделиях и предметах, имеющих ворсистую поверхность, – на тканевых этикетках, которые пришиваются к предметам с внутренней стороны.
33.13. На предметах вещевого имущества, списанных, но оставленных в нераспоротом виде, клеймо № 2 ставится рядом с клеймом № 1, на деталях распоротых (разобранных) предметов – на видных местах с таким расчетом, чтобы исключалась возможность использования списанного имущества.
33.14. Для клеймения вещевого имущества используются краски черного и белого цвета, выпускаемые промышленностью для указанных целей, или типографские.
33.15. Применение для клеймения вещевого имущества растворов хлорной извести запрещается.
33.16. Вещевое имущество, изъятое из пользования после истечения установленных сроков носки (эксплуатации), сосредотачивается на складе, рассортировывается на предметы, пригодные для использования до ремонта или после него и подлежащие списанию.