8 (952) 080-10-85
круглосуточно
«Методические рекомендации по применению отдельных унифицированных форм электронных документов, утвержденных приказом № 61н, в рамках реализации электронного документооборота»
Министерство финансов Российской Федерации в целях методологического сопровождения применения унифицированных форм электронных первичных учетных документов бухгалтерского учета, утвержденных Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 15 апреля 2021 г. № 61н «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению», подготовило по результатам рассмотрения вопросов участников Всероссийских совещаний, проводимых по федеральным округам Министерством финансов Российской Федерации в 2023 году, Методические рекомендации по применению унифицированных электронных первичных учетных документов: Акта об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435), Акта о приеме-передаче нефинансовых активов» (ф. 0510448), Акта о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0510454), оформляющих факты хозяйственной жизни в рамках электронного документооборота (далее – Методические рекомендации).
Методические рекомендации по применению указанных унифицированных форм электронных первичных учетных документов, прилагаемые к ним примеры заполнения и бизнес-процессы размещены на официальном сайте Министерства финансов Российской Федерации в разделе «Деятельность/Бюджет/Учет, отчетность и статистика государственных финансов/Учет и отчетность о государственных финансах/Учет государственных финансов/Методический кабинет».
П. А. Кадочников
Методические рекомендации по формированию первичного учетного документа «Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств)» (ф. 0510454)
Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0510454) (далее – Акт о списании (ф. 0510454) применяется для всех типов учреждений бюджетной сферы.
Акт о списании (ф. 0510454) применяется при оформлении списания объектов учета нефинансовых активов, в том числе объектов имущества казны: основных средств (за исключением объектов библиотечного фонда стоимостью до 100 000 рублей включительно), в том числе, учитываемых на забалансовых счетах, нематериальных активов, непроизведенных активов, биологических активов, прав пользования нематериальными активами, объектов незавершенного строительства (далее – объекты нефинансовых активов), в случае утраты ими потребительских свойств, гибели, уничтожения или невозможности установления местонахождения объектов нефинансовых активов, в том числе при выявлении недостачи (хищении) по результатам инвентаризации.
Акт о списании (ф. 0510454) может формироваться как на один, так и на несколько объектов нефинансовых активов, за исключением недвижимого имущества и объектов незавершенного строительства, списание которых осуществляется по каждому объекту отдельно.
Акт о списании (ф. 0510454) формируется ответственным членом комиссии и оформляется на один или несколько объектов нефинансовых активов по коду аналитической группы нефинансовых активов (недвижимое, особо ценное, иное движимое, казна).
Акт о списании (ф. 0510454) формируется на основании Решения о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440) (далее – Решения комиссии (ф. 0510440) по объектам нефинансовых активов (за исключением объектов незавершенного строительства), имеющим признаки несоответствия условиям актива в случае утраты потребительских свойств в результате физического, морального износа.
Акт о списании (ф. 0510454) формируется на основании Инвентаризационной описи (сличительной ведомости) по объектам нефинансовых активов (ф. 0510466) (далее – Инвентаризационная опись (ф. 0510466) в отношении:
объектов нефинансовых активов, подвергшихся гибели, уничтожению или невозможности установления местонахождения в результате стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций;
выявленных недостач;
объектов незавершенного строительства, по которым не ожидается поступление полезного потенциала или будущих экономических выгод, имеются признаки несоответствия условиям актива, обмен на другие активы или продажа не представляются возможными.
Если объекты нефинансовых активов списываются в связи с их гибелью, уничтожением или невозможностью установления местонахождения в результате стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций, к Акту о списании (ф. 0510454) прилагаются документы, подтверждающие данные обстоятельства.
Если списываются объекты незавершенного строительства, к Акту о списании (ф. 0510454) прилагаются: решение о списании объекта незавершенного строительства, принятое учредителем, с приложением документов, на основании которых в соответствии с законодательством Российской Федерации принималось такое решение, Карточка капитальных вложений (ф. 0509211), Сведения о вложениях в объекты недвижимого имущества, объектах незавершенного строительства (форма по ОКУД 0503190) или Сведения о вложениях в объекты недвижимого имущества, объектах незавершенного строительства бюджетного (автономного) учреждения (форма по ОКУД 0503790), сформированные на последнюю отчетную дату, выписка из Единого государственного реестра недвижимости об объекте недвижимости (при наличии).
Заполнение формы Акт о списании (ф. 0510454)
Реквизиты заголовочной части Акта о списании (ф. 0510454) заполняются следующим образом:
«Структурное подразделение» – наименование структурного подразделения субъекта учета, сотрудником которого является ответственный исполнитель, формирующий документ – на основании справочника сотрудников учреждения в зависимости от пользователя, формирующего документ;
«Ответственное лицо» – лицо, ответственное за сохранность и (или) использование по назначению имущества, подлежащего списанию, с указанием в кодовой зоне его учетного номера – на основании справочника сотрудников или ответственных лиц;
«Вид имущества» – наименование аналитической группы нефинансовых активов с указанием в кодовой зоне аналитической группы кода объекта нефинансовых активов – на основании справочника вида имущества;
«Документ-основание» – наименование документа (например, Инвентаризационная опись (ф. 0510466), Решение комиссии (ф. 0510440) с отражением в кодовой зоне номера и даты в формате «ДД.ММ.ГГГГ» указанного документа-основания (родительский документ). Например, если Акт о списании (ф. 0510454) формируется на основании Решения комиссии (ф. 0510440) № 57 от 18.01.2024 г., по строке «Документ-основание» указывается значение: «Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов» с указанием в кодовой зоне: по строке «Номер» значения «57», по строке «Дата» – «18.01.2024». Если Акт о списании (ф. 0510454) формируется на основании Инвентаризационной описи (сличительной ведомости) объектов нефинансовых активов (ф. 0510466) № 45 от 15.01.2024 г., по строке «Документ-снование» указывается значение: «Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов» с указанием в кодовой зоне: по строке «Номер» значения «45», по строке «Дата» – «15.01.2024»;
«Документ-основание о создании комиссии» – наименование акта субъекта учета (обособленного подразделения) о создании комиссии с указанием в кодовой зоне номера документа и даты в формате «ДД.ММ.ГГГГ» – на основании справочника комиссий учреждения или от родительского документа. Например, если Акт о списании (ф. 0510454) формируется на основании Решения комиссии (ф. 0510440), у которого по строке «Документ-основание о создании комиссии» указан приказ № 32 – ОД от 10.01.2024 г., аналогичные значения отражаются по строке «Документ-основание о создании комиссии» Акта о списании (ф. 0510454);
«Причины списания» – указывается причина списания с указанием в кодовой зоне кода причин списания – на основании соответствующего справочника учреждения. Например, 01 – утрата потребительских свойств в результате физического износа; 02 – утрата потребительских свойств в результате морального износа; 03 – гибель вследствие стихийных бедствий; 04 – невозможность установления местонахождения в результате стихийных бедствий.
Реквизиты Акта о списании (ф. 0510454) формируются на основании соответствующих показателей Инвентаризационной описи (ф. 0510466) или Решения комиссии (ф. 0510440).
1. Заполнение Акта о списании (ф. 0510454), документом-основанием для которого является Инвентаризационная опись (ф. 0510466) (в случае недостачи объектов нефинансовых активов и списании объектов незавершенного строительства).
Реквизиты раздела 1 «Сведения об объекте (объектах)» Акта о списании (ф. 0510454) (далее – Раздел 1) заполняются в следующем порядке:
в графе 1 – код строки по порядку;
в графе 2 – наименование объекта нефинансового актива – на основании показателя графы 2 Раздела 4 «Заключение инвентаризационной комиссии» Инвентаризационной описи (ф. 0510466), имеющего ненулевые значения по графам 8 и 9 – количество и сумма недостач, не подтвержденные первичным учетным документом, Раздела 4 Инвентаризационной описи (ф. 0510466) соответственно, и (или) наименование объекта незавершенного строительства – на основании показателя графы 2 Раздела 4 «Заключение инвентаризационной комиссии» Инвентаризационной описи (ф. 0510466), имеющего ненулевые показатели по графам 11 и 12 – количество и сумма объектов, имеющих признаки несоответствия условиям актива, Раздела 4 Инвентаризационной описи (ф. 0510466) соответственно, а также статус объекта, отраженный в графе 8 «Статус объекта» подраздела 2.1 «Фактическое наличие» раздела 2 «Сведения об объектах нефинансовых активов по данным инвентаризационной комиссии» Инвентаризационной описи (ф. 0510466) имеет значение «списание и снос объекта незавершенного строительства»;
в графе 3 – количество объектов недостач, подлежащих списанию, – на основании показателя графы 8 Раздела 4 «Заключение инвентаризационной комиссии» Инвентаризационной описи (ф. 0510466) и (или) количество объектов незавершенного строительства, подлежащих списанию, – на основании показателя графы 11 Раздела 4 «Заключение инвентаризационной комиссии» Инвентаризационной описи (ф. 0510466);
в графе 4 – инвентарный номер подлежащего списанию объекта нефинансового актива (при наличии) – на основании показателя графы 3 Раздела 4 «Заключение инвентаризационной комиссии» Инвентаризационной описи (ф. 0510466) по выбранному наименованию объекта нефинансового актива, указанному по графе 2;
в графах 5 – 7 – реестровый, заводской, иной номер (код) (при наличии) подлежащего списанию объекта (детали) нефинансового актива соответственно на основании на основании показателей граф 2 – 4 Раздела 2 «Сведения об объекте» Инвентарной карточки (ф. 0509215) соответственно или граф 3 – 5 Раздела 2 «Сведения об объектах, входящих в группу» Инвентарной карточки (ф. 0509216) соответственно. Для объектов незавершенного строительства по графе 7 указывается учетный номер объекта (группы объектов) капитальных вложений из Карточки капитальных вложений (ф. 0509211);
в графах 8 – 10 – дата выпуска, изготовления, принятия к бухгалтерскому учету, ввода в эксплуатацию соответственно. Показатель по графе 8 заполняется из данных графы 5 Раздела 2 «Сведения об объекте» Инвентарной карточки (0509215) или графы 6 Раздела 2 «Сведения об объектах, входящих в группу» Инвентарной карточки (ф. 0509216). Показатель по графе 9 заполняется из данных графы 3 Раздела 1 «Сведения о принятии объекта к учету и о выбытии объекта» Инвентарной карточки (0509215) или показателя графы 2 Раздела 1 «Сведения о принятии группы объектов к учету и о выбытии объектов, входящих в группу» Инвентарной карточки (ф. 0509216). Показатель по графе 10 заполняется из данных графы 7 Раздела 2 «Сведения об объекте» Инвентарной карточки (0509215) или из данных графы 10 Раздела 2 «Сведения об объектах, входящих в группу» Инвентарной карточки (ф. 0509216);
в графе 11 – фактический срок эксплуатации (в месяцах) объекта нефинансового актива (всеми правообладателями) заполняется из данных строки «СПРАВОЧНО» Раздела 4 «Стоимость объекта, изменение стоимости объекта, начисление амортизации» Инвентарной карточки (ф. 0509215) или из данных строки «СПРАВОЧНО» Раздела 4 «Стоимость группы объектов, изменение стоимости группы объектов, начисление амортизации» Инвентарной карточки (ф. 0509216);
в графе 12 – балансовая стоимость объекта нефинансового актива: для объектов нефинансовых активов, за исключением объектов незавершенного строительства – на основании показателя графы 9 Раздела 4 «Заключение инвентаризационной комиссии» Инвентаризационной описи (ф. 0510466) или показателя графы 7 Раздела 4 «Стоимость объекта, изменение стоимости объекта, начисление амортизации» Инвентаризационной описи (ф. 0509215) или показателя графы 4 Раздела 4 «Стоимость группы объектов, изменение стоимости группы объектов, начисление амортизации» Инвентарной карточки (ф. 0509216), деленного на количество объектов, входящих в группу; для объектов незавершенного строительства – на основании показателя графы 12 Раздела 4 «Заключение инвентаризационной комиссии» Инвентаризационной описи (ф. 0510466) или показателя графы 7 Карточки капитальных вложений (ф. 0509211);
в графе 13 – остаточная стоимость объекта нефинансового актива – на основании показателя графы 19 Раздела 4 «Стоимость объекта, изменение стоимости объекта, начисление амортизации» Инвентаризационной описи (ф. 0510215) или показателя графы 16 Раздела 4 «Стоимость группы объектов, изменение стоимости группы объектов, начисление амортизации» Инвентарной карточки (ф. 0509216), деленного на количество объектов, входящих в группу.
Реквизиты раздела 2 «Заключение комиссии» Акта о списании (ф. 0510454) (далее – Раздел 2) заполняются в следующем порядке:
в графе 1 – код строки, соответствующий коду строки графы 1 Раздела 1;
в графе 2 – наименование объекта нефинансового актива, соответствующее коду строки графы 2 Раздела 1;
в графе 3 – решение Комиссии, принятое в отношении списания нефинансовых активов (например, списание объекта) – на основании показателя графы 15 Раздела 4 «Заключение комиссии» Инвентаризационной описи (ф. 0510466);
в графе 4 – мероприятия по списанию: заполняются для объектов незавершенного строительства, имеющих признаки несоответствия условиям актива; при списании объектов нефинансовых активов при недостаче (хищении) или невозможности установления местонахождения в результате стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций, не заполняются;
в графе 5 – результат голосования членами комиссии по итогам обсуждения решения (процент проголосовавших «за»), отраженного в графе 3, – согласно Листу голосования, прилагаемого к Акту о списании (ф. 0510454);
в графе 6 – особые отметки по итогам голосования – в случае, когда решение не поддержано (результат голосования, указанный в графе 5, меньше кворума принятия решения), в графе 6 отражается значение «снято с обсуждения». В случае, когда по итогам голосования указанное в графе 3 решение одобрено (результат голосования, указанный в графе 5, больше или равен кворуму принятия решения), графа 6 не заполняется».
К Акту о списании (ф. 0510454), сформированного на основании Инвентаризационной описи (ф. 0510466), прилагается Лист голосования, являющийся его неотъемлемой частью.
2. Заполнение Акта о списании (ф. 0510454), для которого документом-основанием является утвержденное Решение комиссии (ф. 0510440).
Данный порядок формирования Акта о списании (ф. 0510454), осуществляется в случае, если в целях определения дальнейшей функции объекта нефинансовых активов комиссия полагает целесообразным списать данный объект, и в графе 9 «Резолюция комиссии по поступлению и выбытию нефинансовых активов» Раздела 3 Решения комиссии (ф. 0510440) Комиссией указывается резолюция «подлежит списанию». После утверждения Решения комиссии (ф. 0510440), в случае наличия резолюции «подлежит списанию», одновременно формируется Акт о списании (ф. 0510454). Реквизиты Раздела 1 заполняются в следующем порядке:
в графе 1 – код строки по порядку;
в графе 2 – наименование объекта нефинансового актива – на основании показателя графы 1 Раздела 3 «Заключение комиссии» Решения комиссии (ф. 0510440), если Комиссией в утвержденном Решении комиссии (ф. 0510440) показатель по графе 11 Раздела 3 «Заключение комиссии» Решения комиссии (ф. 0510440) не имеет значения «снято с обсуждения»;
в графе 3 – количество объектов нефинансовых активов, подлежащих списанию, – на основании показателя графы 7 Раздела 3 «Заключение комиссии» Решения комиссии (ф. 0510440) по выбранному наименованию объекта нефинансового актива, указанному по графе 2;
в графе 4 – инвентарный номер подлежащего списанию объекта нефинансового актива – на основании показателя графы 2 Раздела 3 «Заключение комиссии» Решения комиссии (ф. 0510440) по выбранному наименованию объекта нефинансового актива, указанному по графе 2 или из соответствующей инвентарной карточки (графы 1 Раздела 1 «Сведения о принятии объекта к учету и о выбытии объекта» Инвентарной карточки (ф. 0509215) или графы 1 Раздела 1 «Сведения о принятии группы объектов к учету и о выбытии объектов, входящих в группу» Инвентарной карточки (ф. 0509216). До момента утилизации (демонтажа) списываемого объекта инвентарная карточка не закрывается;
в графах 5 – 7 – реестровый, заводской, иной номер (при наличии) соответственно, подлежащего списанию объекта нефинансового актива, на основании соответствующих показателей граф 2 – 4 Раздела 2 «Сведения об объекте» Инвентарной карточки (ф. 0509215) или граф 3 – 5 Раздела 2 «Сведения об объектах, входящих в группу» Инвентарной карточки (ф. 0509216);
в графах 8 – 10 – дата выпуска, изготовления, принятия к бухгалтерскому учету, ввода в эксплуатацию соответственно. Показатель по графе 8 заполняется из показателя графы 5 Раздела 2 «Сведения об объекте» Инвентарной карточки (0509215) или из показателя графы 6 Раздела 2 «Сведения об объектах, входящих в группу» Инвентарной карточки (ф. 0509216). Показатель по графе 9 заполняется из данных графы 3 Раздела 1 «Сведения о принятии объекта к учету и о выбытии объекта» Инвентарной карточки (0509215) или графы 2 Раздела 1 «Сведения о принятии группы объектов к учету и о выбытии объектов, входящих в группу» Инвентарной карточки (ф. 0509216). Показатель по графе 10 заполняется из данных графы 7 Раздела 2 «Сведения об объекте» Инвентарной карточки (0509215) или из данных графы 10 Раздела 2 «Сведения об объектах, входящих в группу» Инвентарной карточки (ф. 0509216);
в графе 11 – фактический срок эксплуатации (в месяцах) объекта нефинансового актива заполняется из данных строки «СПРАВОЧНО» Раздела 4 «Стоимость объекта, изменение стоимости объекта, начисление амортизации» Инвентарной карточки (ф. 0509215) или строки «СПРАВОЧНО» Раздела 4 «Стоимость группы объектов, изменение стоимости группы объектов, начисление амортизации» Инвентарной карточки (ф. 0509216);
в графе 12 – балансовая стоимость объекта нефинансового актива – на основании показателя графы 8 Раздела 3 «Заключение комиссии» Решения комиссии (ф. 0510440) по выбранному наименованию объекта нефинансового актива, указанному по графе 2, или из данных графы 7 Раздела 4 «Стоимость объекта, изменение стоимости объекта, начисление амортизации» Инвентаризационной описи (ф. 0509215) или графы 4 Раздела 4 «Стоимость группы объектов, изменение стоимости группы объектов, начисление амортизации» Инвентарной карточки (ф. 0509216), деленного на количество объектов, входящих в группу;
в графе 13 – остаточная стоимость объекта нефинансового актива заполняется из данных графы 19 Раздела 4 «Стоимость объекта, изменение стоимости объекта, начисление амортизации» Инвентаризационной описи (ф. 0509215) или графы 16 Раздела 4 «Стоимость группы объектов, изменение стоимости группы объектов, начисление амортизации» Инвентарной карточки (ф. 0509216), деленного на количество объектов, входящих в группу.
Реквизиты Раздела 2 заполняются в следующем порядке:
в графе 1 – код строки, соответствующий коду строки графы 1 Раздела 1;
в графе 2 – наименование объекта нефинансового актива, соответствующее коду строки графы 2 Раздела 1;
в графе 3 – решение комиссии, принятое в отношении списания нефинансовых активов (например, подлежит списанию);
в графах 4 – 6 – мероприятия по списанию, результат голосования членами комиссии по итогам обсуждения (процент проголосовавших «за»), особые отметки по итогам голосования соответственно не заполняются, и подписание Комиссией Акта о списании (ф. 0510454) осуществляется без оформления Листа голосования.
Реквизиты оформляющей части Акта о списании (ф. 0510454):
по строке «Приложение» ответственным исполнителем заполняется номер приложения, наименование прилагаемого документа, а имя прикрепленного файла в формате «pdf» отображает имя прикрепленного к Акту о списании (ф. 0510454) приложения;
«расшифровка подписи» председателя, членов комиссии, ответственного исполнителя заполняется от документа-основания о создании комиссии;
«должность» председателя, членов комиссии и ответственного исполнителя заполняется от ФИО, выбранного для реквизита «расшифровка подписи»;
«номер контактного телефона» и «электронный адрес» ответственного исполнителя заполняется от логина и пароля ответственного исполнителя или заполняется им;
реквизит «Особое мнение» заполняется ответственным исполнителем для отсутствующих членов комиссии – выбором из справочника причины отсутствия (например, больничный лист).
Акт о списании (ф. 0510454) подписывается членами комиссии простой ЭП, председателем комиссии ЭЦП.
В случае если решение о списании имущества в соответствии с законодательством Российской Федерации или актом собственника имущества (уполномоченного принимать решение о списании) требует согласование с собственником имущества (с уполномоченным им органом власти), Акт о списании (ф. 0510454) утверждается руководителем учреждения (уполномоченным им лицом) только после согласования с собственником или учредителем, осуществляющим полномочия собственника имущества.
Акт о списании (ф. 0510454) согласовывается собственником или учредителем, осуществляющим полномочия собственника имущества, с применением ЭЦП.
Акт о списании (ф. 0510454) утверждается руководителем учреждения (уполномоченным им лицом) с применением ЭЦП.
В этом случае на основании утвержденного Акта о списании (ф. 0510454) бухгалтерские записи не формируются.
Выбытие с забалансового счета 02 «Материальные ценности на хранении» осуществляется только после утверждения руководителем учреждения (уполномоченным им лицом) Акта (ф. 0510435).
Описание бизнес-процесса (Приложение № 1)
Акт о списании (ф. 0510454) формируется ответственным исполнителем комиссии. Описание содержит описание двух вариантов бизнес-процесса:
1. Описание бизнес-процесса при формировании Акта о списании (ф. 0510454), документом-основанием для которого является Инвентаризационная опись (ф. 0510466);
2. Описание бизнес-процесса при формировании Акта о списании (ф. 0510454), документом-основанием для которого является Решение комиссии (ф. 0510440).
Описание бизнес-процесса при формировании Акта о списании (ф. 0510454) документом-основанием, для которого является Инвентаризационная опись (ф. 0510466)
Создание формуляра Акт о списании (ф. 0510454) осуществляет ответственный исполнитель комиссии.
Ответственный исполнитель комиссии заполняет реквизиты заголовочной части, Раздела 1, Акта о списании (ф. 0510454), состав комиссии с проставлением особых отметок по причинам отсутствия членов комиссии на заседании комиссии. Заполнение заголовочной части, Раздела 1, Раздела 2 по графам 1 – 3 (графа 4 при списании объектов незавершенного строительства) Акта о списании (ф. 0510454) осуществляется автоматически из родительского документа Инвентаризационной описи (ф. 0510466), Инвентарной карточки (ф. 0509215) или Инвентарной карточки (ф. 0509216), Карточки капитальных вложений (ф. 0509211) (для объектов незавершенного строительства), Журнале операций по забалансовому счету (ф. 0509213) справочника постоянно действующих комиссий, данных бухгалтерского учета с возможностью корректировки.
После заполнения полей и реквизитов формуляра осуществляется контроль (автоматический или самоконтроль) на полноту и достоверность их заполнения. Если результат контроля отрицательный, формуляр направляется ответственному исполнителю на доработку.
Если результат контроля положительный, далее осуществляется контроль кворума присутствия. В случае если количество членов комиссии в процентном отношении меньше нормативно-установленного кворума присутствия, электронный документ переходит в статус «Заседание комиссии не состоялось», и документ направляется для хранения в архив.
Если контроль кворума присутствия пройден, электронный документ переходит в статус «Новый». Решение о списании объектов нефинансовых активов осуществляется через процедуру голосования в Листе голосования, который является неотъемлемой частью Акта о списании (ф. 0510454). Лист голосования последовательно направляется на голосование ответственному исполнителю, членам комиссии, председателю комиссии.
Ответственный исполнитель голосует путем проставления в Листе голосования решения «за» или «против» по каждому коду строки (объекту). В случае наличия особого мнения ответственный исполнитель прикрепляет скан-копию документа с особым мнением. В случае если по какому-либо объекту проставлено решение «против», прикрепление скан-копии документа с особым мнением обязательно. Информация о наличии особого мнения ответственного лица отражается в реквизите «особые отметки», в котором отображается имя прикрепленного файла с особым мнением ответственного исполнителя. По окончании голосования ответственный исполнитель подписывает Лист голосования простой ЭП. В системе осуществляется контроль на наличие скан-копии документа, в котором представлено особое мнение с отметкой в Листе голосования «против». Если результат контроля отрицательный, Лист голосования направляется ответственному исполнителю для прикрепления скан-копии документа с особым мнением.
Если результат контроля положительный, подписанный Лист голосования переходит в статус «Подписано членом комиссии» и направляется для голосования членам комиссии с изменением статуса «На подписании членами комиссии».
Члены комиссии голосуют аналогично процедуре голосования ответственным исполнителем, описанной выше. Члены комиссии подписывают Лист голосования простой ЭП. В случаях если членом комиссии в электронном документе обнаружены ошибки, такой документ направляется на доработку ответственному исполнителю.
После голосования членами комиссии, Лист голосования переходит в статус «Подписан членом комиссии» и направляется для голосования председателю комиссии с изменением статуса «На подписании председателем». Председатель комиссии голосует аналогично процессу, описанному выше в отношении голосования ответственного исполнителя по каждому объекту с выбором решения «за» или «против». По окончании голосования председатель комиссии подписывают Лист голосования ЭЦП. Лист голосования переходит в статус «Подписан председателем». В случаях, если председателем комиссии в электронном документе обнаружены ошибки, он направляется его на доработку ответственному исполнителю.
После подписания Листа голосования председателем комиссии результат голосования «за» из графы 6 Листа голосования отражается в графе 5 Раздела 2 Акта о списании (ф. 0510454).
После завершения процедуры голосования осуществляется процедура проверки кворума принятия решения. В случае, если по всем кодам строк (объектам) нет кворума принятия решения (количество проголосовавших в процентах «за» меньше установленного кворума принятия решения), электронный документ переходит в статус «Не одобрено комиссией», и документ направляется для хранения в архив.
Если по отдельным кодам строк (объектам) нет кворума принятия решения, по графе 6 Раздела 2 Акта о списании (ф. 0510454) в соответствующих строках проставляется значение «снято с обсуждения», при этом электронный документ переходит в статус «Одобрено комиссией».
При подписании членами комиссии Листа голосования одновременно в оформляющей части электронного документа Акта о списании (ф. 0510454) отображаются подписи членов комиссии, подписавших Лист голосования.
После завершения голосования, если кворум принятия решения пройден, и требуется согласование с собственником (учредителем), Акт о списании (ф. 0510454) вместе с Листом голосования направляется на согласование собственнику (учредителю). Собственник (учредитель) согласовывает электронный документ с применением ЭЦП или отказывает в согласовании. Если Акт о списании (ф. 0510454) не согласован собственником (учредителем), Акт о списании (ф. 0510454) переходит в статус «Отказан» и хранится в архиве документов.
После согласования собственником (учредителем) (при необходимости) Акт о списании (ф. 0510454) направляется на утверждение руководителю учреждения (уполномоченному им лицу). Руководитель учреждения (уполномоченное им лицо) утверждает электронный документ с применением ЭЦП или отказывает в подписании. Если Акт о списании (ф. 0510454) не утвержден руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом), Акт о списании (ф. 0510454) переходит в статус «Отказан» и хранится в архиве документов.
Далее осуществляется контроль: требуется или не требуется формирование Акта об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435) (далее – Акт об утилизации (ф. 0510435).
Ели формирование Акта об утилизации (ф. 0510435) не требуется (в случае недостачи (хищения, стихийного бедствия), на основании Акта о списании (ф. 0510454) в бухгалтерском учете отражаются операции по выбытию объектов нефинансовых активов с балансового и забалансового учета, электронный формуляр переходит в статус «Отражен в учете».
На основании утвержденного Акта о списании (ф. 0510454) отражается информация о списании объектов в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071), в Карточке капитальных вложений (ф. 0509211) (при недостаче объектов незавершенного строительства в случае стихийного бедствия), Журнале операций по забалансовому счету (ф. 0509213), Инвентарной карточке (ф. 0509215) или Инвентарной карточке (ф. 0509216).
Если формирование Акта об утилизации (ф. 0510435) требуется (при списании объектов незавершенного строительства, за исключением недостачи), осуществляется процесс его формирования на основании Акта о списании (ф. 0510454), который имеет статус «Утвержден», его утверждения, отражения в бухгалтерском учете по выбытию объектов нефинансовых активов после осуществления утилизационных мероприятий. После утверждения и отражения в бухгалтерском учете Акта об утилизации (ф. 0510435) электронный формуляр Акт о списании (ф. 0510454) переходит в статус «Отработан».
В случае формирования Акта об утилизации (ф. 0510435) бухгалтерские операции по выбытию объектов незавершенного строительства на основании Акта о списании (ф. 0510454) не формируются.
После отражения в бухгалтерском учете Акта об утилизации (ф. 0510435) информация о списании объектов незавершенного строительства отражается в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071), Карточке капитальных вложений (ф. 0509211).
Описание бизнес-процесса при формировании Акта о списании (ф. 0510454), документом-основанием, для которого является Решение комиссии (ф. 0510440)
Создание формуляра Акт о списании (ф. 0510454) осуществляет ответственный исполнитель комиссии.
Ответственный исполнитель комиссии заполняет реквизиты заголовочной части, Разделов 1 и 2 Акта о списании (ф. 0510454), состав комиссии с проставлением особых отметок по причинам отсутствия членов комиссии на заседании комиссии. Заполнение заголовочной части, Раздела 1, Раздела 2 по графам 1 – 3 (показатели по графам 4 – 6 Раздела 2 не заполняются) Акта о списании (ф. 0510454) осуществляется автоматически из родительского документа Решение комиссии (ф. 0510440), Инвентарной карточки (ф. 0509215), Инвентарной карточки (ф. 0509216), справочника постоянно действующих комиссий, данных бухгалтерского учета с возможностью корректировки.
После заполнения полей и реквизитов формуляра осуществляется контроль (автоматический или самоконтроль) на полноту и достоверность их заполнения. Если результат контроля отрицательный, формуляр направляется ответственному исполнителю на доработку.
Если результат контроля положительный, осуществляется процедура его подписания членами комиссии без процедуры контроля кворума присутствия, кворума принятия решения и голосования.
Акт о списании (ф. 0510454) подписывается ответственным исполнителем, членами комиссии простой ЭП, председателем комиссии ЭЦП. Электронный формуляр «Акт о списании» переходит в статус «Одобрено комиссией».
Если требуется согласование с собственником (учредителем), Акт о списании (ф. 0510454) направляется на согласование собственнику (учредителю). Собственник (учредитель) согласовывает электронный документ с применением ЭЦП или отказывает в подписании. Если Акт о списании (ф. 0510454) не согласован собственником (учредителем), Акт о списании (ф. 0510454) переходит в статус «Отказан» и хранится в архиве документов.
После согласования собственником (учредителем) (при необходимости) Акт о списании (ф. 0510454) направляется на утверждение руководителю учреждению (уполномоченному им лицу). Руководитель учреждения (уполномоченное им лицо) утверждает электронный документ с применением ЭЦП или отказывает в подписании. Если Акт о списании (ф. 0510454) не утвержден руководителем учреждения (уполномоченным им лицом), Акт о списании (ф. 0510454) переходит в статус «Отказан» и хранится в архиве документов.
Утвержденный и согласованный (при необходимости) электронный документ Акт о списании (ф. 0510454) до момента утилизации (уничтожения) переходит в статус «Утвержден».
Далее осуществляется контроль на наличие утвержденного и отраженного в бухгалтерском учете Акта об утилизации (ф. 0510435). Если Акт об утилизации (ф. 0510435) не утвержден, запускается процесс по его формированию на основании Акта о списании (ф. 0510454), его утверждению и отражению в бухгалтерском учете. Если Акт об утилизации (ф. 0510435) утвержден, он автоматически с Актом о списании (ф. 0510454) поступает в бухгалтерскую службу (централизованную бухгалтерию). На основании Акта об утилизации (ф. 0510435) формируются бухгалтерские записи по выбытию объектов нефинансовых активов с забалансового счета 02 «Материальные ценности на хранении»), электронный формуляр Акт о списании (ф. 0510454) переходит в статус «Отработан». При этом по Акту о списании (ф. 0510454), документом-основанием по которому является Решение комиссии (ф. 0510440), бухгалтерские операции по выбытию объектов нефинансовых активов с балансового и забалансового учета не формируются.
На основании утвержденного Акта об утилизации (ф. 0510435) в Инвентарной карточке (ф. 0509215) или Инвентарной карточке (ф. 0509216), Журнале операций по забалансовому счету (ф. 0509213) отражается отметка о выбытии объектов нефинансовых активов и указанные карточки закрываются.
Пример заполнения Акта о списании (ф. 0510454)
(Приложение № 1)
Исходные данные для заполнения примера.
В результате проведения инвентаризации инвентаризационной комиссией Федерального казенного учреждения «Институт химии» (код по Сводному реестру АЕ105829) установлено, что объект бухгалтерского учета – Принтер цветной Canon image RUNNER ADVANCE не соответствует критериям актива. На основании Инвентаризационной описи (ф. 0510466) сформировано Решение комиссии (ф. 0510440) № 57 от 25.01.2024 г., после утверждения которого Принтер цветной Canon image RUNNER ADVANCE признается не соответствующим критериям актива (не актив), выбывает с балансового учета и отражается на забалансовом счете 02 «Материальные ценности на хранении».
Принтер цветной Canon image RUNNER ADVANCE имеет инвентарный номер – 11013400066, заводской номер – ААКВ0106, дату выпуска 01.12.2015, дату принятия к учету – 15.02.2016, дату ввода в эксплуатацию – 15.02.2016, фактический срок эксплуатации (в месяцах) – 95 месяцев, балансовую стоимость – 55000,0 руб., остаточную стоимость – 0,00 руб., находится на ответственном хранении у ответственного лица – начальника отдела Скворцовой А.Н. в структурном подразделении – отделе информационных технологий.
Приказом от 32-од от 11.01.2024 г. в учреждении создана комиссия по поступлению и выбытию нефинансовых активов в составе 5 человек.
Комиссией установлена причина списания объекта нефинансового актива: утрата потребительских свойств в результате стихийного бедствия (код причины списания – 03); решение Комиссии: не подлежит ремонту и дальнейшей эксплуатации, списать с учета.
Согласование списания с учредителем не требуется.
Заполнение Акта о списании (ф. 0510454)
Заполнение заголовочной части Акта о списании (ф. 0510454):
дата формирования Акта о списании (ф. 0510454) – 25.01.2024 г.;
строка «Вид имущества» заполняется значением «Иное движимое имущество учреждения» с указанием в кодовой зоне аналитической группы «30» на основании данных бухгалтерского учета;
строка «Документ-основание» заполняется значением «Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов» с указанием в кодовой зоне номера «57» и даты «25.01.2024»;
строка «Документ-основание о создании комиссии» заполняется значением «Приказ» с указанием в кодовой зоне номера «32-од» и даты «11.01.2024»;
строка «Причина списания» заполняется значением «Утрата потребительских свойств в результате стихийного бедствия» с указанием в кодовой зоне кода причины списания «03».
Заполнение Раздела 1 Акта о списании (ф. 0510454):
в графе 1 – код строки имеет значение «001»;
в графе 2 – наименование объекта имеет значение «Принтер цветной Canon image RUNNER ADVANCE»;
в графе 3 – количество объектов, наименование которого отражено по графе 2, имеет значение «1»;
в графах 4 и 6 – инвентарный и заводской номер соответственно имеют значения «11013400066» и «ААКВ0106» соответственно;
в графах 8 – 10 – дата изготовления, дата принятия к учету, дата ввода в эксплуатацию соответственно имеют значения «01.12.2015», «15.02.2016» и «15.02.2016» соответственно;
в графе 11 – фактический срок эксплуатации (в месяцах) имеет значение «95»;
в графах 12 и 13 – балансовая и остаточная стоимость соответственно имеют значения «55000,0» и «0,00» соответственно.
Заполнение Раздела 2 Акта о списании (ф. 0510454):
в графе 1 – код строки принимает значение «001», соответствующий показателю графы 1 Раздела 1;
в графе 2 – наименование объекта принимает значение «Принтер цветной Canon image RUNNER ADVANCE», соответствующее показателю графы 2 Раздела 1;
в графе 3 – решение комиссии принимает значение «Не подлежит ремонту и дальнейшей эксплуатации. Списать с учета»;
в графах 4 – 6 – мероприятия по списанию, результат голосования членами комиссии по итогам обсуждения (процент проголосовавших «за»), особые отметки по итогам голосования соответственно значения не заполняются.
Решение комиссии (ф. 0510440) подписывается ответственным членом комиссии и членами комиссии – простой ЭП, председателем комиссии – ЭЦП, утверждается руководителем учреждения (или уполномоченным им лицо) и подписывается ЭЦП.
На основании Акта о списании (ф. 0510454) формируется Акт об утилизации (ф. 0510435), осуществляется его утверждение, отражение в бухгалтерском учете после осуществления утилизационных мероприятий (мероприятий по списанию), после чего Акт о списании (ф. 0510454) переходит в статус «Отработан».
